DSGVO-konform
On-Premise oder Private Cloud
Open-Source-LLMs
Made in Germany
WAIYS Filing Tool
~30.000
Akten im Blick
~1 Min
pro 50 Seiten
0 %
öffentliche Cloud-KI
Vom Papierstapel zur interaktiven Datenbank: Das KI-gestützte WAIYS Filing Tool teilt gescannte Papierakten in einzelne Dokumente, erkennt den Dokumententyp, extrahiert die Metadaten und legt alles regelkonform in Ihrer Ordnerstruktur ab. Vollständig in der von Ihnen gewählten Umgebung – keine sensiblen Daten in öffentlichen KI-Modellen.
Vom Papier zur Datenbank –
ein mühsamer Weg?
Manueller Aufwand
Tausende Akten, jede Seite einzeln sichten und zuordnen.
Fehlerrisiko
Falsch abgelegte oder unauffindbare Dokumente kosten doppelt.
Datenschutz
Hochsensible Daten dürfen Ihr Haus nicht verlassen.
Behörden, Kammern und Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen über gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren und länger vorzuhalten. Jede Akte von Hand zu trennen, zu kategorisieren und mit Metadaten zu versehen, bindet Personal und ist fehleranfällig. Doch das muss nicht sein.
So funktioniert das WAIYS Filing Tool
Aktenstapel rein – strukturierte Dateiablage raus
1
Upload
Sie laden die gescannte Gesamtakte als PDF hoch und ergänzen eine eindeutige Kennung (z. B. Projekt- oder Vorgangsnummer).
2
KI-Verarbeitung
Das WAIYS Filing Tool zerlegt das Dokument in zusammengehörige Einzeldokumente, klassifiziert nach Ihren Angaben, extrahiert Metadaten und fügt eine durchsuchbare OCR-Ebene hinzu – automatisch, auch außerhalb der Arbeitszeit.
3
Prüfen & korrigieren
In einer intuitiven Benutzeroberfläche prüfen Ihre Mitarbeiter die Vorschläge, verschieben oder entfernen Seiten und passen Metadaten bei Bedarf an.
4
Ablage
Export als sauber kategorisierte Einzeldokumente inkl. Metadaten in Ihre vorhandene Ordner- und Ablagestruktur.
5
Selbstlernend
Jede freigegebene Akte verbessert die Erkennung – der manuelle Aufwand sinkt mit jeder Nutzung.
Schneller, genauer, sicherer
Ihre Vorteile
Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Wir setzen auf lokal gehostete Open-Source-Sprachmodelle – wahlweise vollständig on-premise auf Ihrer Hardware oder in einer DSGVO-konformen, privaten Cloud-Instanz. Hochsensible Daten verlassen den datenschutzrechtlich gesicherten Raum zu keinem Zeitpunkt. Das unterscheidet uns grundlegend von typischen Cloud-KI-Angeboten.
Wer braucht das WAIYS Filing Tool?
Alle, die Aktenberge bewältigen müssen
Behörden & Verwaltung
Kammern & Körperschaften
Gesundheitswesen & Kliniken
KMU mit Bestandsakten
Kanzleien & Steuerberatung
Personal- & Vertragsarchive